7 regole email per avere successo con i clienti

L’email è il canale digitale più longevo arrivato ai giorni nostri. Non per questo è da considerarsi superato in termini di efficacia. Anzi, scrivere email efficaci può fare la differenza nei rapporti interpersonali e di lavoro.

Ci sono molte ragioni per cui dovresti investire in una strategia di email marketing. Ad esempio, secondo la ricerca di McKinsey, questo canale rimane il sistema più potente per acquisire clienti: rispetto ai social media è quasi quaranta volte più efficiente di Facebook e Twitter combinati.

Ogni giorno spediamo e riceviamo decine di mail, molte sono indirizzate ai nostri clienti. Questa attività è diventata una routine all’interno della nostra giornata, tanto che può capitare di non prestare la giusta attenzione nell’invio di comunicazioni personali e professionali.

Eppure, soprattutto in ambito lavorativo, ogni giorno abbiamo l’opportunità di rafforzare o, al contrario, di indebolire il nostro prestigio agli occhi dei nostri clienti.

Una mail spedita con leggerezza, usando il tono sbagliato, dimenticando di correggere qualche refuso potrebbe farti perdere il cliente stesso!

Comunicare in modo efficace con l’email

Ci sono alcune “regole di etichetta” che puoi usare per mantenere una relazione di successo con il tuo cliente a prescindere da quale sia il tuo settore merceologico. Nelle prossime righe troverai sette semplici regole email per risultare sempre professionale e un’infografica che potrai scaricare e stampare sulla tua scrivania.

7 regole d’oro

1) L’Email è un canale preferito dal tuo cliente?

Fin dai primi contatti con il tuo cliente cerca di stabilire se il canale email è quello standard utilizzato per le comunicazioni o se preferisce scambiare messaggi su altri canali come Messenger e/o WhatsApp. E’ importante farlo subito perché dopo i primi scambi sarà più complicato trasportare i feedback già ricevuti su un nuovo media.

2) Tempismo al top!

Nessuno pretende che tu risponda 24 ore su 24, ma l’ideale sarebbe farlo entro la giornata lavorativa. Al cliente piace sentirsi tra le tue priorità, inoltre se l’argomento viene discusso “a caldo”, non sarà necessario rileggere tutti gli scambi di email per ritrovare il filo. Questa comunicazione risulta efficace anche per te, sebbene il cliente potrebbe non darti il suo feedback nelle 24 ore.

3) Falla breve!

Tutti noi riceviamo decine di input al giorno, abbiamo poco tempo e un’attenzione limitata. Assicurati di scrivere mail brevi, che arrivino dritte al punto. Prima di scrivere una sola riga, chiediti qual è l’obiettivo della tua comunicazione, eliminando ogni elemento superfluo. La tua mail non dovrebbe superare le 5 righe per indurre le persone a leggerla e “gestirla” subito senza andare oltre!

Se dovesse essere più lunga, spiegane i motivi all’apertura della mail.

4) Sii personale

Non puoi rivolgerti a tutti nello stesso modo, ma quando ne hai occasione sii amichevole. Per mantenere un rapporto confidenziale con i tuoi clienti, nei saluti finali potresti inserire un riferimento personale, informarti sulla famiglia e/o sui programmi personali.

5) Comunicazione ordinata

Solo perché il canale email è uno dei più “vecchi” nella storia di internet non significa che venga usato da tutti in modo appropriato.

Ad esempio:

• usa un oggetto chiaro, che anticipi il contenuto dell’email. Se devi comunicare un nuovo tema, non usare lo stesso thread di messaggi ma crea una nuova email con un nuovo oggetto
• inserisci nel campo dei destinatari solo le persone realmente interessate alla tua comunicazione. Se devi inserire più soggetti che ricoprono livelli aziendali differenti, l’etichetta vuole che si inizi da quello più alto per poi scendere di grado. Nel campo “To” andrebbero inserite solo le persone che attivamente dovranno intervenire mentre nel campo “Cc” solo coloro che dovranno essere informati (per conoscenza).
• se stai rispondendo a un’email che prevede più domande, assicurati di non lasciare punti insoluti. Puoi inserire le tue risposte direttamente nel corpo del messaggio, comunicandolo nell’apertura dell’email (esempio: rispondo per punti)
• non inserire la priorità nell’email a meno che non sia una comunicazione urgente. In ogni caso, riporta il carattere di urgenza anche nell’oggetto dell’email
• se la comunicazione è solo per “presa visione”, aggiungi che non sarà necessario rispondere. Il silenzio sarà recepito come assenso. Sapevi che anche l’invio quotidiano di volumi consistenti di posta elettronica genera inquinamento?

6) Rispetta la sua privacy

Non devi condividere con nessuno le informazioni, i dati sensibili, gli allegati e, in generale, le comunicazioni scambiate con i tuoi clienti. Spesso si firma un apposito documento di riservatezza a protezione di queste informazioni. Una delle prime ragioni per cui potresti perdere la fiducia dei tuoi clienti è proprio il mancato rispetto di questo accordo esplicito o implicito.

7) Rileggi prima di spedire!

Quanti errori eviteremmo semplicemente applicando questa regola? Email inviate ai destinatari sbagliati, senza allegati, con errori e/o informazioni approssimative. Potresti spedirti il messaggio e rileggerlo dopo alcuni minuti, per controllare, prima dell’invio, che tutto sia in ordine.

Per concludere, voglio dirti ancora qualcosa sulla comunicazione via email con i tuoi clienti.

Relazione di successo con il tuo cliente

Applicando queste semplici strategie la comunicazione con i tuoi clienti migliorerà, anzi, potrai creare una relazione di fiducia e di crescita.

Perché?

Una mail o una serie di messaggi inviati con una determinata cadenza possono simulare l’interazione che avviene dal vivo, come in un rapporto faccia a faccia.

Scrivere un’email nel modo giusto, offrendo un contenuto di valore aiuta a costruire una relazione efficace con la tua lista dalla quale, al momento giusto, potrai ottenere conversioni a ogni invio. Scopri la strategie email B2B!

Se hai dubbi o domande, compila il form qui sotto con la tua richiesta.